Med ett nytt CRM i Microsoftmiljö har Kraftringen skapat transparens, gemensamma arbetssätt och en stabil grund för fortsatt digitalisering. På kort tid har organisationen gått från personberoende processer till ett enhetligt och effektivt arbetssätt – med kundfokus i centrum. Allt med hjälp av en engagerad projektleverans från Enqore.

Behov och nuläge

Bakgrunden till projektet var att Kraftringen såg behov av att öka transparensen i sina system. Man ville få en tydligare helhetsbild av all data i de olika systemen, bland annat för att säkerställa att alla ärenden hanterades på bästa sätt. Men man hade också en önskan om att minska personberoenden och samordna arbetssätten i de olika delarna i verksamheten. Kraftringen saknade integrationer mellan sina olika system. Dessutom var det många moment som krävde manuell hantering, vilket tog tid och ökade risken för fel.

Behovet var tydligt: ett gemensamt systemstöd som skapade struktur, transparens och ett enhetligt arbetssätt – som också är enkelt att förvalta över tid.

En integrerad helhet med Microsoft CRM

Lösningen blev ett CRM-system baserat på Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement. Fokus låg på att standardisera så långt som möjligt. Samtidigt var det viktigt att undvika egenutvecklade lösningar som riskerar att bli komplexa att underhålla.

Den nya CRM-lösningen som nu är på plats samlar all relevant kundinformation på ett ställe och ger bred tillgång till data i organisationen. Med målet att få så få avgränsningar som möjligt. Därigenom kan man skapa transparens och stödja samarbete över de olika delarna i verksamheten.

Lösningen är integrerad med flera kringliggande system för att ge medarbetarna på Kraftringen en komplett kundbild. Bland annat har Enqore satt upp integrationer mot BFUS och energisystem, telefonilösning, webb, offert- och dokumenthantering samt flera av Kraftringens övriga system.

Införandet föregicks av en grundlig kartläggning av verksamhetens processer. För det här projektet innebär inte bara ett nytt system, utan även förändringar i arbetssätt och organisation. Leveransen omfattar tre huvudprocesser: kundärendehantering, försäljning och leveransprojekt.

Kraftringen når transparens och struktur genom ett engagerat samarbete

Med det nya CRM-systemet har Kraftringen nu full transparens i sin kundinformation och tydliga, standardiserade processer. Personberoenden har minskat, och effektiviteten har ökat i det dagliga arbetet.

Systemet är lätt att ta till sig. Genom ett strukturerat arbete med utbildning och utbildningsmaterial har användarna snabbt kommit igång. Ett konkret exempel är att nya arbetssätt var i full drift redan efter en vecka. Dessutom genomfördes projektet på mycket kort tid. Från förstudie till uppstart har det gått snabbare än i de flesta jämförbara initiativ, vilket har varit en viktig framgångsfaktor.

För att sammanfatta är samarbetet mellan Kraftringen och Enqore präglat av engagemang och ömsesidigt utmanande dialoger, vilket har bidragit till ett starkt resultat och ett effektivt genomförande.

En komplett lösning på rekordtid

Kraftringen är väldigt stolta över att ha kravställt, upphandlat och implementerat ett helt nytt CRM på bara 22 månader. Satsningen är en del i deras uttalade strategi mot ökad digitalisering och kundfokusering. Med det här genomförandet visar de att de som bolag verkligen har kraften och modet att utveckla verksamheten.

Bolaget ser redan flera positiva effekter av den nya lösningen. Bland annat ser man ett stort värde i det användarvänliga och intuitiva gränssnittet som gör det enkelt för medarbetarna att förstå och arbeta i systemet.

”Att arbeta som kundrådgivare innebär att det är väldigt många olika frågor man ska vara insatt i för att kunna ge bra service till kunden. Att systemet då ger en tydlig bild av kundens engagemang hos oss och guidar genom processerna är värdefullt och ger bästa förutsättningar för vårt fokus på kunden”, berättar Petra Lindholm, Chef för Kundservice på Kraftringen.

”Med Dynamics-plattformen och den kundanpassade lösningen som Enqore har hjälpt oss sätta upp utifrån våra behov har vi nu en bra grund och stabil CRM-kapabilitet i verksamheten. Våra affärer och organisation utvecklas ständigt precis som våra kunders behov, och nu har vi goda förutsättningar att växa med detta och fortsätta vår digitalisering”, säger Peter Johansson, IT-tjänsteansvarig.