Agenter och Copilot i Business Central

Med Copilot och AI-agenter i Business Central kan ni automatisera delar av era affärsprocesser och minska mängden manuellt arbete. AI-agenterna kan hantera återkommande affärsprocesser, medan Copilot hjälper era användare i det dagliga arbetet. Det skapar möjligheter att minska administration, korta ledtider och frigöra tid i organisationen.

Börja med processen – inte med AI

Var kan agenter skapa värde i er Business Central-miljö?

Det bästa första användningsområdet är sällan den mest avancerade processen. Börja i stället där er verksamhet har en tydlig mängd repetitivt arbete. Det kan vara inkommande order, leverantörsfakturor, utlägg eller en intern process där samma information kontrolleras och registreras gång på gång.

Därefter går det att bedöma:

hur mycket manuellt arbete processen kräver i dag
vilka regler och undantag som finns
vilken data agenten behöver
vilka steg som kan automatiseras
när en människa ska granska eller fatta beslut
hur ni ska mäta effekten mätas.

Vi hjälper er att identifiera processer där Copilot, färdiga Business Central-agenter eller egna AI-agenter kan ge konkret effekt. Tillsammans går vi igenom era arbetsflöden, er Business Central-miljö och var automatisering kan minska administration eller korta ledtider.

Prata med oss om agenter och Copilot i Business Central

Agenter och Copilot i Business Central – automatisera arbetet, inte bara enskilda uppgifter

AI i Business Central handlar inte längre bara om att få hjälp med en fråga eller skapa ett förslag. Med AI-agenter kan delar av en affärsprocess utföras automatiskt, samtidigt som användarna behåller kontrollen.

Det innebär en tydlig skillnad i praktiken. Copilot hjälper användaren i det arbete som pågår. Agenter kan däremot driva definierade uppgifter framåt, följa flera steg i en process och lämna över till en användare när ett beslut eller en kontroll behövs.

För företag med många transaktioner, manuella moment eller återkommande administrativa processer skapar det nya möjligheter att skala verksamheten utan att skala administrationen i samma takt.

Ett steg längre

Från AI-assistent till AI-agent

Copilot ligger integrerat i Business Central och kan bland annat hjälpa användare att hitta information, analysera listor, sammanfatta poster och arbeta med ekonomiska processer.

En AI-agent går steget längre. I stället för att vänta på en instruktion kan en agent arbeta med en tilldelad process och utföra flera moment i följd. Den kan exempelvis läsa information, kontrollera data i Business Central, skapa eller uppdatera underlag och därefter be en användare att granska resultatet. Det här gör agenter särskilt intressanta i processer där medarbetare i dag lägger mycket tid på att ta emot information, registrera den, kontrollera den och flytta den vidare till nästa steg.

Vad kan agenter göra i Business Central?

Microsoft utvecklar både färdiga agenter för Business Central och möjligheten att skapa egna agenter för företagets processer. Business Central har dessutom stöd för att koppla agenter byggda i Copilot Studio till affärssystemets data och affärslogik.

Sales Order Agent – hantera inkommande orderförfrågningar

Sales Order Agent automatiserar delar av ordermottagningen. När en kund skickar en förfrågan via e-post kan agenten analysera meddelandet och identifiera kunden i Business Central. Därefter kan den kontrollera produkter och tillgänglighet samt hantera saknad information genom fortsatt e-postkommunikation. Till sist kan den skapa en offert eller order beroende på hur processen är konfigurerad.

För en organisation med stora mängder order via e-post kan det minska tiden från kundförfrågan till registrerad order. Samtidigt behöver säljavdelningen lägga mindre tid på administration.

Payables Agent – effektivare hantering av leverantörsfakturor

Payables Agent är inriktad på leverantörsreskontran. Agenten kan bevaka en angiven inkorg, hantera PDF-fakturor och identifiera leverantörer. Den kan även analysera fakturarader, föreslå kontering och skapa ett utkast till inköpsfaktura för granskning. Det betyder inte att ekonomifunktionen lämnar över kontrollen. I stället automatiserar agenten de repetitiva momenten, medan avvikelser och beslut hamnar hos rätt person.

Resultatet kan bli ett snabbare fakturaflöde och mindre manuell registrering, framför allt i organisationer med stora fakturavolymer.

Expense Agent – nästa steg inom utläggshantering

Microsoft utvecklar också en Expense Agent för hantering av medarbetares utlägg. Funktionen finns under 2026 som förhandsversion och byggs successivt ut med bland annat mobil hantering och stöd för godkännandeprocesser.

För företag med många resor eller utlägg är området särskilt relevant. Administrationen kring kvitton, kategorisering och rapportering innehåller ofta många små moment som tillsammans tar mycket tid.

Egna agenter för företagets processer

De färdiga agenterna är bara en del av möjligheten. Med Copilot Studio kan ni också själva skapa egna agenter som arbetar mot Business Central. De kan exempelvis läsa och uppdatera kunder, artiklar, order och fakturor. Dessutom kan de använda affärslogiken i Business Central för exempelvis priser, rabatter och valideringsregler. Det öppnar för lösningar som är betydligt mer verksamhetsspecifika.

En agent skulle exempelvis kunna:

kontrollera kund- och orderinformation inför en leverans
samla information inför en kreditbedömning
skapa underlag för order eller inköp
identifiera ärenden som avviker från definierade regler
initiera godkännanden eller andra arbetsflöden
ge medarbetare tillgång till Business Central-data via Teams eller Microsoft 365 Copilot.

Vilka processer som ni bör automatisera beror däremot på er verksamhet. Därför är det bättre att börja med ett konkret problem än med ambitionen att ”införa AI”.

Var finns den verkliga affärsnyttan?

För ledningen är den viktigaste frågan inte hur avancerad tekniken är. Frågan är vilka processer som kan utföras snabbare, med mindre manuellt arbete och med rätt kontroll.

Tre områden är särskilt intressanta:

Mindre administration. När en agent tar hand om registrering, informationsinsamling och återkommande kontroller kan medarbetarna fokusera på undantagen och besluten.
Kortare ledtider. En agent behöver inte vänta tills någon får tid att öppna ett mejl eller registrera ett dokument. Därför kan order-, faktura- och andra administrativa flöden röra sig snabbare genom organisationen.
Bättre skalbarhet. När transaktionsvolymerna ökar behöver administrationen inte nödvändigtvis öka i samma takt. Det är särskilt relevant för företag som växer genom fler kunder, bolag, marknader eller förvärv.

Kontroll och ansvar är fortfarande centralt

Autonomi betyder inte att agenten ska få fria händer. I Business Central kan användare följa agenternas uppgifter, se status och granska förslag som agenterna har genererat. När en agent behöver hjälp eller ett beslut kan den lämna över uppgiften till en användare.

Dessutom kan ni styra åtkomst och behörigheter. För anpassade agenter går det exempelvis att kontrollera vilka Business Central-API:er agenten får använda och om den endast får läsa information eller även skapa, ändra och ta bort data.

Det gör styrningen till en viktig del av införandet. Organisationen behöver bestämma vilka processer som lämpar sig för autonomt arbete, vilka beslut som alltid kräver mänsklig kontroll och hur resultatet ska följas upp.

Copilot finns kvar där användaren behöver stöd

Agenter ersätter inte Copilot. De löser olika typer av behov.

Copilot passar när en användare själv arbetar i Business Central och vill hitta information, förstå data eller få hjälp med en uppgift. Exempelvis kan Copilot skapa analysvyer med naturligt språk, sammanfatta information och hjälpa till med bankavstämning och andra ekonomiprocesser.